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科技查新

查新工作的由来 阅读全文
查新的基本概念 阅读全文
新颖性及其判断 阅读全文
查新的作用 阅读全文
查新原则 阅读全文
查新程序 阅读全文
受理查新委托与订立合同 阅读全文
文献检索 阅读全文
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文献检索质量 阅读全文
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科技查新规范 阅读全文

 

查新工作的由来

科技查新(以下简称查新)工作是在我国科技体制改革进程中萌生、发展起来的。1985年,《专利法》实施,我国一些科技情报机构配合检索各国专利开展了专利查新工作。随着专利工作的发展,专利查新检索已成为国家发明奖评审的必要条件。80年代后期,随着各行各业对科学研究、技术开发工作投入的增加,各级科研管理部门为了提高科研立项和成果鉴定与奖励的严肃性、公正性、准确性和权威性,采取了不少措施,也制定了一系列管理办法和规定。如原国家科委于1987年颁布了《科学技术成果鉴定办法》;1988年3月又颁布了《科学技术成果鉴定办法若干问题的说明》,对成果鉴定作出了许多规定,并赋予了法律效力。当时,对评价科技成果所采取的方法主要还是依靠同行专家评议和生产实践效益证明。对同行专家评议而言,在一定程度上讲,专家对自己的专业有较深的造诣和了解,可以对课题和成果进行正确客观的评价。然而,随着科学技术日新月异的发展,专业越分越细,且又交叉渗透,这样就不可能要求专家对所评议的课题和成果的方方面面以及国内外发展都有较深入而全面的了解;另一方面,社会上一些不正之风的干扰,也使某些被评议的课题或成果不能得到客观、公正、准确的评价。在这种情况下,就提出了情报评价引入成果管理程序的要求,以便为专家评议提供全面、准确?quot;鉴证性客观依据",与专家评议相辅相成。实践表明,通过查新得到的"情报评价"有效地弥补了专家对信息掌握的某些不足,大大提高了专家评议的准确性。

为使科技查新工作健康发展,加强对查新工作的宏观管理,不断提高查新质量,原国家科委于1990年10月印发了《关于推荐第一批查新咨询科技立项及成果管理的情报检索单位的通知》([90]国科发情字800号)。申报首批一级查新单位的有20多个单位,获得授权的有11家。该通知标志着我国查新工作正式开始,也极大地推动了查新工作在全国范围的迅速发展。


90年代,原国家科委在查新工作规范化方面做了大量工作,起草了《科技查新咨询工作管理办法》和《科技查新咨询工作管理办法实施细则》。1994年,原国家科委国科通[1994]23号文件又公布了全国第二批15个一级查新单位名单(申报单位有50余家)。1997年,原国家科委授权第三批12个一级查新单位后,全国共有38个科技信息机构获得了一级查新单位资格。


为了贯彻落实中共中央、国务院《关于加强技术创新,发展高科技,实现产业化的决定》中"大力发展科技中介服务机构,尽快制定和完善关于科技中介服务组织的法规,规范其行业行为,加强管理"的精神,规范面向社会服务的查新机构的行为,保证查新的公正性、准确性和独立性,维护查新有关各方的合法权益,科学技术部于2000年12月发布了《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》(国科发计字[2000]544号),自2001年1月1日起施行,标志着我国科技查新工作逐步步入法制化的轨道。

查新的基本概念
一、查新的定义

1.查新定义的演绎
在不同的历史时期,人们从不同角度和基于不同的认识,给予了查新不同的定义。
从90年代初开始,原国家科委对《科技查新咨询工作管理办法》及《实施细则》进行了多次修改。其中,对科技查新工作的定义也结合实践经验而不断进行修改:
1992年8月,《科技查新咨询工作管理办法》(征求意见稿)第二条定义:"科技情报查新工作是指通过检索手段,运用综合分析和对比等方法,为科研立项、成果、专利、发明等评价提供科学依据的一种情报咨询服务形式。"
1993年3月,《科技查新咨询工作管理办法》(试行稿)第二条定义:"查新工作是指通过手工检索和计算机检索等手段,运用综合分析和对比方法,为评价科研立项、成果、专利、发明等的新颖性、先进性和实用性提供文献依据的一种信息咨询服务形式。"
1994年6月,上报原国家科委的《科技查新咨询工作管理办法》(讨论稿)第二条定义:"本办法所称的查新工作,系指通过手工检索和计算机检索等手段运用综合分析和对比方法,为评价科研立项、成果等的新颖性和先进性提供事实依据的一种公众性信息咨询服务工作。"
2.科技查新的规范定义
《科技查新规范》对查新作出了规范的定义:"查新是科技查新的简称,是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照本规范操作,并作出结论。"
这里所说的查新机构是指具有查新业务资质,根据查新委托人提供需要查证其新颖性的科学技术内容,按照科技查新规范操作,有偿提供科技查新服务的信息咨询机构;查新委托人是指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织;新颖性是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。

二、查新的性质

从查新的规范定义可以看出查新具有如下性质:
1.查新是对项目的新颖性作出结论
《科技查新规范》将科技查新界定为对"新颖性"作出结论,与授予专利权的条件或专利审查原则--"具有新颖性、创造性和实用性"有所不同。
2. 查新有别于文献检索
文献检索针对具体课题的需要,仅提供文献线索和文献,对课题不进行分析和评价,侧重于对相关文献的查全率。查新是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作,它以文献为基础,以文献检索和情报调研为手段,以检出结果为依据,通过综合分析,对查新项目的新颖性进行情报学审查,写出有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告。因此,查新有较严格的年限、范围和程序规定,有查全、查准尤其是查准率的严格要求,要求给出明确的结论,查新结论具有鉴证性。这些都是单纯的文献检索所不具备的。
3.查新有别于专家评审
查新是以通过检出文献的客观事实来对项目的新颖性作出结论。专家评审主要是依据专家本人的专业知识、实践经验以及所了解的专业信息,对被评对象的创造性、先进性、新颖性、实用性等作出评价。由此可见,查新和专家评审所依据的基础不同,评价的内容也是有差异的。同时两者各有优缺点,评审专家丰富的专业理论知识、实践经验以及对事物的综合分析能力,是一般科技情报人员难以具备和无法代替的;反之,信息机构所具有的丰富的文献信息资源和现代化检索系统,情报专业人员所具有的一定学术水平、较宽的知识面和丰富的文献情报工作经验等优势,也是评审专家难以取代查新机构的原因。有必要指出,查新机构提供的查新报告对项目的查新结论只是文献检索、情报调研等方面的结论,只是较系统、较准确的客观依据和情报学评价,而不是全面的成果评审结论。

新颖性及其判断

由于查新被界定为对项目的新颖性作出结论,所以新颖性这一概念就显得特别重要。本节特对新颖性这一概念进行论述。
一、查新的"新颖性" 与专利审查的"新颖性"的差异

由于我国查新工作起步于申请专利以及评审国家发明奖所需的专利审查,所以查新中的新颖性与专利审查中的新颖性既有联系又有区别。
《中华人民共和国专利法》第二十二条第二款规定:"新颖性,是指在申请日以前没有同样的发明或者实用新型在国内外出版物上公开发表过、在国内公开使用过或者以其他方式为公众所知,也没有同样的发明或者实用新型由他人向专利局提出过申请并且记载在申请日以后公布的专利申请文件中?quot;(注:后者被称为"抵触申请")。
正确理解《专利法》中的"新颖性"的定义,关键在于正确把握"三个公开--出版物公开、使用公开、以其他方式公开"。关于"出版物公开"下文将做介绍。 "使用公开"是指,由于使用导致一项或者多项技术方案的公开方式,或者使公众处于任何一个人都可以使用该技术方案的状态的公开方式。"以其他方式公开"主要是指口头公开,例如,口头交谈、报告、讨论会发言、广播或电视等能使公众了解技术内容的方式,其他还包括公众可以阅览的展台展示、柜窗放置的情报资料及直观资料等。

查新与专利审查在目的、性质、时间界定及公开方式界定存在以下差异:
(1)专利授权的目的是"专利权保护",科技查新的目的可能是多样的,有可能是为了科技成果鉴定;有可能是为了申报各种奖励;有可能是为了科技评估;有可能是为了科技立项;还有可能是科技工作者希望通过查新了解国内外有无相同或者类似研究,……,由此可见,专利审查与科技查新在法律地位与功能目标上均不同。因而科技查新的新颖性也就不像专利授权审查那样,要求申请人提供严谨、完整的"权利要求书"和"说明书",以应付可能发生的侵权诉讼或专利争议需要;当然也不要求查新委托人在委托时使用类似"权利要求书"所要求使用的法律语言来描述项目的主要技术特征(请求保护的范围)。

(2)由于专利保护的时间界定在很大程度上受专利审查程序的影响,因此专利审查中的"新颖性"判断的时间界定较为复杂,除实际"申请日"外,还包括"优先权日"、"不丧失新颖性的宽限(6个月)"等项规定。查新中的"新颖性"判断的时间界定简单地规定为以"查新委托日"为界限。

(3)由于查新是以文献作为依据,因此,在查新中,影响新颖性的公开方式只有出版物公开。对在国内外公开使用的同类成果,如未能通过相应文献来证实其属于相同成果的,不影响新颖性。因此,在《科技查新规范》中"新颖性"的定义为:
新颖性是指查新委托日以前查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。
由《科技查新规范》中的新颖性的定义可以看出,"使用公开"和"以其他方式公开"并不影响查新项目的新颖性,只有"出版物公开"才会影响查新项目的新颖性。

二、出版物公开

通过出版物公开的科学技术内容被认可为查新意义上的"现有科学技术"。
出版物包括各种印刷及打字的纸件,例如科技杂志、科技书籍、学术论文、专利文献、教科书、技术手册、正式公布的会议记录或者技术报告、报纸、小册子、产品说明书等,还包括采用其他方法制成的各种有形载体,如用电、光、照相等方法制成的各种缩微胶片、磁带、光盘、机检数据库等。随着互联网络传媒的发展和不断规范,网络资源也正在成为查新可利用的重要资源。
出版物不受地理位置、语言或者获得方式的限制,也不受年代的限制。
出版物的出版发行量多少、有没有人阅读过、查新委托人是否知道均无关紧要。
出版物的公开日期,以其第一次印刷日为公开日,如果印刷日只写明月或者年的,则以所说月份的最后一日或者当年12月31日为公开日。
产品目录或一份仅报导了某种成功,而未公开其实质性科学技术内容的报导资料,本身不构成现有科学技术的一部分,但可作为进一步索取有关详细科学技术资料的信息线索。
具有准印证号的内部刊物、增准字号的正式出版物的增刊、在一定范围内公开征订或赠送的内部刊物、已被主要检索工具收录的内部刊物,可视为公开出版物。
鉴定报告、评估报告、验收报告、项目检查报告等资料在成果未公开的条件下,处于保密状态,不属于公开出版物。然而,负有保密义务的人违反协议或者规定,泄露了机密,导致科学技术内容公开见诸出版物,则这些科学技术也就成为现有科学技术的一部分。
在实践中,有时会发现查新咨询专家(是指为查新机构提供查新咨询服务的,最接近查新项目所涉及的科学技术内容的专家即同行专家)掌握有查新检索所未掌握的相关科技成果信息。其中,部分是因查新所依据的文献信息滞后性或检索疏漏所致;另一部分是因"文献评价"的客观性,不允许引用各类未在出版物公开的成果报导所致。对于前者,是应当着力改进的;而对于后者,则属正常情况。


三、查新新颖性的判断原则

对于查新来说,项目是否存在新颖性的判断原则如下:
1. 相同排斥原则
同样的项目是指科学技术领域和目的相同,技术解决手段实质上相同,预期效果相同的项目。在查新中,对"同样的项目"采取"相同排斥原则"。查新项目的科学技术领域和目的相同,技术解决手段实质上相同,预期效果均与现有科学技术相同,那么,该项目缺乏新颖性。反之,则新颖性成立。

2.单独对比原则
所谓"单独对比原则"是指应当将查新项目的科学技术要点与每一份对比文献中公开的与该查新项目相关的科学技术内容单独地进行比较,不得将其与几份对比文献内容的组合进行比较。

3.具体(下位)概念否定一般(上位)概念原则
在同一科学技术主题中,具体(下位)概念的公开即可使一般(上位)概念的查新项目丧失新颖性。例如,对比文献公开某产品是"用铜制成的",就使"用金属制成的同一产品"的查新项目丧失新颖性。
反之,一般(上位)概念的公开并不影响具体(下位)概念的查新项目的新颖性。例如,对比文献公开的某产品是"用金属制成的",并不能使"用铜制成的同一产品"的查新项目丧失新颖性。

4.突破传统原则
"突破传统原则"通常用于数值范围的判断,主要是指:若在现有技术中公开的某个数值范围是为了告诫所属技术领域的技术人员不应当选用该数值范围,而查新项目却正是突破这种传统而确立该数值范围。那么,该项目具有新颖性。

查新的作用
查新工作在科技研究开发、科研管理和国民经济建设中发挥着十分重要的工作。具体说来,表现在以下几个方面。

一、为科研立项提供客观依据
科研课题在论点、研究开发目标、技术路线、技术内容、技术指标、技术水平等方面是否具有新颖性,在正式立项前,首要的工作是全面、准确地掌握国内外的有关情报,查清该课题在国内外是否已有人研究开发过。通过查新可以了解国内外有关科学技术的发展水平、研究开发方向;是否已研究开发或正在研究开发;研究开发的深度及广度;已解决和尚未解决的问题等等,对所选课题是否具有新颖性的判断提供客观依据。这样可防止重复研究开发而造成人力、财力、物力的浪费和损失。
过去对新上项目、重点项目的选择不注意查新,导致重复研究。据统计,我国科研项目重复率达40%,而另外60%中部分重复又在20%以上,同时与国外重复也约占30%左右,其中大部分是国外已公开的技术,因而造成了人力、物力、财力的严重浪费。

二、为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观依据
查新可以为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观的文献依据。例如某企业为成果鉴定,要求通过查新确认他们的"轻烃燃气灶具"项目为国内首创,经查新证实,国内已有此灶具的报道,从而否定了"国内首创"的评价。该企业十分后悔在立项时未经项目查新而造成的人力、物力和财力的损失 。
查新还能保证科技成果鉴定、评估、验收、转化、奖励等的科学性和可靠性。在这些工作中,若无查新部门提供可靠的查新报告作为文献依据,只凭专家小组的专业知识和经验,难免会有不公正之处,可能会得不出确切的结论。这样既不利于调动科技人员的积极性,又妨碍成果的推广应用。高质量的查新,结合专家丰富的专业知识,便可防止上述现象的发生,从而保证鉴定、评估、验收、转化、奖励等的权威性和科学性。

三、为科技人员进行研究开发提供可靠而丰富的信息
随着科学技术的不断发展,学科分类越来越细,信息源于不同的载体已成为普遍现象,这给获取信息带来了一定的难度。有关研究表明,技术人员查阅文献所花的时间,约占其工作量的50%,若通过专业查新人员查新,则可以大量节省科研人员查阅文献的时间。查新机构一般具有丰富的信息资源和完善的计算机检索系统,能提供从一次文献到二次文献的全面服务,如通过国际联机情报检索系统提供世界著名的SCI(科学引文索引 )、CA(化学文摘 )、EI(工程索引 )、NTIS(美国政府报告 )、WPI(世界专利索引)等近千个科技、经济、商业等资料的数据库,内容涉及各种学术会议和期刊的论文、技术报告、专利、标准和规范、报纸、通告等,收藏的数据最早可追溯到十九世纪,最新可查到几分钟前公布的信息。据有关资料统计,这些系统包含了世界上98%以上的机读文献,基本能满足科研工作的信息需求。
查新原则

《科技查新机构管理办法》第三条规定:"科技查新应当坚持实事求是、客观公正的原则,保证查新活动的独立性和查新结论的准确性。"《科技查新规范》对查新原则作出了详细而明确的规定。

一、查新的基本原则
《科技查新规范》第二部分规定:查新委托人在处理查新委托事务过程中;查新机构在从事查新活动中;查新咨询专家在提供查新咨询服务过程中应当遵循以下基本原则:

(一)自愿原则
所谓自愿原则是指:
(1)在遵守《科技查新规范》的前提下,查新委托人有权选择查新机构;查新机构有权接受或者拒绝查新委托。
(2)在遵守《科技查新规范》的前提下,查新机构有权选择查新咨询专家;专家有权接受或者拒绝担任查新咨询专家。只有在双方自愿和合法的基础上,双方的聘任关系才能真正确立。

(二)依法查新原则
依法查新是开展查新业务的一项重要原则,它包含如下几个方面的涵义:
(1)从事查新的机构应当是具有查新业务资质的信息咨询机构,未经科学技术部认定或者授权认定,任何单位和个人不得从事面向社会服务的查新活动;
(2)查新机构承办的一切查新业务都要以法律、法规为准绳,其所有活动都应当在法律、法规规定的范围内进行;
(3)涉及查新有关各方的行为活动应当遵循《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》;
(4)对于因违法违纪不适宜继续执业的查新人员,查新机构应当按照法律、法规、规章和机构章程予以解聘或除名。

(三)独立、客观、公正原则
1.独立原则
独立原则包含以下几个内容:
(1)查新机构、查新员、查新审核员、查新咨询专家应当是与查新项目无利害关系的第三者;
(2)查新机构应当严格按照国家的有关法律、法规,《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》等的规定,独立处理查新业务;查新咨询专家应当严格按照国家的有关法律、法规和《科技查新规范》等的规定,独立地向查新机构提供查新咨询意见;
(3)查新机构、查新咨询专家从事的具体查新、查新咨询活动不受任何行政部门控制,也不受其他机关、社会团体、企业、个人、查新委托人等的非法干预;查新咨询专家提供查新咨询意见时不受查新机构的非法干预。
《科技查新规范》规定:如果查新机构、查新咨询专家认为其独立性受到损害,则可以拒绝进行查新、查新咨询,或中止相应的查新、查新咨询活动,或在查新报告、查新咨询专家意见表中声明。
2.客观原则
客观原则是指:查新机构应当依据文献,客观地为查新委托人完成查新事务。查新报告中的任何分析、技术特点描述、每一个结论,都应当以文献为依据,符合实际,不包含任何个人偏见。
3.公正原则
公正原则要求:查新机构在处理查新事务的过程中,应当站在公正的立场上,在遵照《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的前提下,公正地为查新委托人完成查新事务。查新机构不可因收取查新费用而偏袒或者迁就查新委托人;查新咨询专家也不能因收取查新咨询费用而迁就查新机构。


二、关于查新的其他原则

(一)查新机构在受理查新业务时应当遵循的原则
《科技查新规范》规定:查新机构应当在获准的专业范围内受理查新业务。有下列情况之一时,查新机构不得受理查新委托:
① 超出查新机构受理的专业范围;
② 缺少必要的数据库或者文献资源。

(二)查新机构在委派查新员和审核员时应当遵循的回避原则
查新机构在委派查新员(专职或者兼职)和审核员时,应当遵循下列回避原则:
(1)不得委派曾在查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位任职,或者离职后未满两年的人员;
(2)不得委派持有查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位的股票、债券,或者在这些单位有其他经济利益的人员;
(3)不得委派与查新项目有利害关系的其他当事人。
上述所说的成果和科研项目是指待查新的项目。

(三)查新咨询专家的选择原则
(1)参加查新咨询工作的专家由查新机构聘请;
(2)所聘请的查新咨询专家应当熟悉查新项目的科学技术内容;
(3)查新咨询专家实行回避制度,与查新项目有利害关系的任何人不得担任查新咨询专家。下列人员被视为与查新项目有利害关系:
① 查新项目课题组成员;
②查新项目课题下达单位或者课题委托单位的工作人员;
③ 成果转让方、使用方的工作人员。
上述所说的成果是指待查新的项目。

(四)确定检索年限和方法的一般原则
《科技查新规范》对确定检索年限所规定的一般原则是:检索文献的年限应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据,一般应从查新委托之日前推10年以上,对于新兴学科、高新技术项目,前推年限可酌情缩短;对于较成熟的技术产品、工艺和专利查新等,前推年限应酌情延长;对于查新合同中另有约定的,按约定执行。这里所说的查新合同是指,查新委托人和查新机构约定,由查新机构处理查新委托人的查新事务的合同。
查新机构在选择检索方法时应当遵循的一般原则是:应当根据查新委托人对检索的要求、查新项目所属学科特点和查新机构自身的检索条件等具体情况来确定,但应当以机检方法为主、手检方法为辅。

(五)查新收费原则
(1)查新业务实行有偿服务。查新费用的确定应当按照当地物价部门的有关规定执行;规定不明确的由双方协商,合同约定。
(2)查新机构收取的任何与查新事务有关的费用或者有价之物,都应当在查新合同中注明。查新机构及其工作人员不得以任何方式收取查新合同中注明的费用或者有价之物以外的其他一切费用和有价之物。
(3)查新机构按合同约定收取查新费用,查新费用不应随最终查新结论而变动。

(六)订立和履行查新合同的原则
《科技查新规范》规定,订立和履行查新合同,应当遵守以下基本原则:
(1)遵守法律、法规;
(2)自愿、平等、公平、诚实信用;
(3)维护公共秩序、遵守社会公德;
(4)有利于科学技术进步,促进科技成果转化;
(5)受有关法律调整。
以上基本原则在本教程的第五部分--科技查新相关法规中将做详细介绍。
《科技查新规范》还规定:查新合同应当采用书面形式,查新合同双方(是指共同订立查新合同的查新委托人和查新机构)应当在查新合同上签字(盖章)。

(七)解决查新争议的原则
《科技查新规范》规定:当查新合同当事人之间对合同是否成立、是否有效、有无履行、有无违反合同、违反合同的责任由谁承担、承担责任的方式及大小等发生争议时,应当遵循下列原则加以解决。
(1)以事实为依据,以法律为准绳的原则。即,在处理查新争议时,应当实事求是,如实反映事实真相,全面地、客观地认定争议事实和客观情况,以有关法律、法规的规定和当事人的约定作为评判是非、确定责任的标准和尺度。
(2)以政策为指南的原则。即,在处理争议时,应当按照我国司法实践的一贯原则,有法律,依法律;无法律,依政策。
(3)在适用法律上一律平等的原则。即,在处理查新争议时,查新当事人之间不论经济性质、行政级别、规模大小,不论是法人、自然人还是其他组织,都有权参与辩论,论证自己的主张,驳斥对方的主张,提供有关证据。
以上关于解决查新争议的原则在本教程的第五部分--科技查新相关法律制度中将做详细介绍。

查新程序

处理查新事务的基本程序如图所示,查新机构可以参照执行。

查新委托
查新委托人在处理查新委托事务时可以参照下列步骤进行:
1.自我判断待查新项目是否属于查新范围。
2.根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容,自主选择查新机构。
3.向查新机构提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。


《科技查新规范》规定:查新委托人在处理查新委托时,应当尽下列义务:
(1)据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料:
① 查新项目的科学技术资料;
② 技术性能指标数据;
③ 查新机构认为查新所必需的其他资料。

(2)尽可能提供下列查新所需要的资料:
① 参考检索词,包括中英文对照的查新关键词(含规范词、同义词、缩写词、相关词)、分类号、专利号、化学物质登记号等,关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择;
② 国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料;
③ 参考文献,列出与查新项目密切相关的国内外文献(含著者、题目、刊名、年、卷、期、页),以供查新员在检索时参考。
《科技查新规范》同时还规定:查新委托人所提交的资料应当真实可靠,用词准确,能够满足完成查新事务的需要。

受理查新委托与订立合同

一、受理查新委托
查新机构在受理查新委托时,参照下列步骤进行:
1.根据《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的有关规定,判断待查新项目是否属于查新范围;判断查新项目所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围。
《科技查新机构管理办法》第十二条规定:有下列情况之一时,查新机构可以在获准的专业范围内受理科技查新业务:
(1)立项前需要查新的;
(2)研究、开发、转化和技术转移过程中需要查新的;
(3)国家及地方有关规定要求查新的;
(4)其他需要查新的。

《科技查新规范》第4部分规定:
(1)有下列情况之一时,查新机构可以拒绝查新委托:
① 查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点;
② 查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。
(2)查新机构应当听取查新委托人关于查新项目的情况介绍。
(3)若拒绝查新委托,查新机构应当立即退还查新委托人提交的所有资料。
(4)若接受查新委托,查新机构应当与查新委托人订立查新合同。
2.确定查新员和审核员。
3.初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷;是否符合查新要求。判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。
4.判断查新委托人提出的查新要求能否实现。
5.确认能否满足查新委托人的时间要求。
6.初步判别查新项目的新颖性。


二、订立合同
若接受查新委托,查新机构按照《科技查新规范》的关于查新合同的要求与查新委托人订立查新合同。

文献检索
文献检索可以按如下四个步骤进行。
一、检索准备
在检索前,查新员要做好以下几项工作:
(1)认真、仔细地分析查新项目的资料,查新委托人提出的查新点与查新要求;了解查新项目的科学技术特点。
(2)明确检索目的。
(3)根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度,使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。
(4)确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。
(5)制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。

二、选择检索工具
在分析检索项目的基础上,根据检索目的和客观条件,选择最能满足检索要求的检索工具。
(1)手检时,根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则,选择检索工具书。
(2)机检时,在检索前根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。

三、确定检索方法和途径
(1)根据查新项目所属专业的特点、检索要求和检索条件确定检索方法。
(2)确定检索途径。
① 在手检条件下,文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有:分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。
② 在机检条件下,为了确定检索途径,先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表;指示主题性质的代码是标准的还是任选的;提问式如何填写;再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言,即主题词、分类词、关键词等。

四、查找
《科技查新规范》规定:查找时,应当以机检为主、手检为辅。
在实际查找中,除利用检索工具书和数据库外,必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要现刊,以防漏检。此外,查新员还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等。
在得出最终检索结果之前,有时会出现查到的文献极少甚至根本没有查到文献,或者查到的文献太多的情况。还需要对每次检索结果进行检验和调整,以扩检或者缩检。
当检索完成后,查新员应根据检索结果和分析的需要,索取文献原文。
查新报告

一、查新报告的主要内容
查新报告的内容应当符合查新合同的要求。一般说来,查新报告应当包括如下基本内容:

1.基本信息
基本信息包括:查新报告编号,查新项目名称,查新委托人名称,查新委托日期,查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱,查新员和审核员姓名,查新完成日期。

2.查新目的
查新目的可分为立项查新、成果查新等。立项查新包括申报各级、各类科技计划,科研课题开始前的资料收集等;成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等。

3.查新项目的科学技术要点
查新项目的科学技术要点是指,查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围等。查新报告中的科学技术要点应当以查新合同中的科学技术要点为基础,参照查新委托人提供的科学技术资料做扼要阐述。

4.查新点与查新要求
查新报告中的查新点和查新要求应当与查新合同中的一致。
查新点是指需要查证的内容要点。
查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。一般分为以下四种情况:(1)希望查新机构通过查新,证明在所查范围内国内外有无相同或类似研究;(2)希望查新机构对查新项目分别或综合进行国内外对比分析;(3)希望查新机构对查新项目的新颖性作出判断;(4)查新委托人提出的其他愿望。

5.文献检索范围及检索策略
这部分应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。

6.检索结果
查新员应当根据查新项目的科学技术要点,将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。"检索结果"这部分应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况,并包括下列内容:
① 对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述;
② 依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出;
③ 对所列主要相关文献逐篇进行简要描述(一般可用原文中的摘要或利用原文中的摘要进行抽提),对于密切相关文献,可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

7. 查新结论
《科技查新规范》第9部分规定,查新结论应当包括下列内容:
① 相关文献检出情况;
② 检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析;
③ 对查新项目新颖性的判断结论。

8.查新员与审核员声明
《科技查新规范》第9部分规定:查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。
(1)报告中陈述的事实是真实和准确的。
(2)我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核,并作出上述查新结论。
(3)我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关,也与本报告的使用无关。

9. 附件清单
附件主要包括密切相关文献的题目、出处以及原文复制件;一般相关文献的题目、出处以及文摘。
10.托人要求提供的其他内容
有必要指出,有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字,加盖查新机构的科技查新专用章,同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。


二、完成查新报告的步骤
查新员可以参照下述步骤完成查新报告:
(1)对索取得到的文献,根据查新项目的科学技术要点,分为密切相关文献和一般相关文献,并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较,确定查新项目的新颖性,草拟查新报告。
(2)聘请查新咨询专家。
在必要时,根据查新项目的所属专业和科学技术特点,以及其他实际情况,选聘若干名同行专家担任查新咨询专家,就查新项目的文献检索与新颖性等问题进行咨询。
(3)审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果,对查新程序和查新报告进行审核。
(4)查新员填写查新报告。
(5)查新员和审核员在查新报告上签字,加盖"科技查新专用章"。
(6)查新报告由查新机构按年度统一编号,并填写"查新完成日期"。
(7)整理查新报告附件。
附件包括密切相关文献的原文复印件、一般相关文献的文摘。查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。
三、提交查新报告
完成查新报告后,查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。

文件归档与数据库登录

一、文件归档
查新员按照档案管理部门的要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档;及时将查新报告登录到国家查新工作数据库(www.nast.org.cn)。


二、查新机构应当做好查新档案的管理工作

1.查新档案的基本内容
查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。
(1)文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。
(2)项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

2.查新档案管理的基本要求
《科技查新规范》对查新档案管理作了如下规定:
(1)每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。
(2)查新档案应当立卷保管,文书档案按年度归档,项目档案按项目立卷。
(3)查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜,并由专人负责管理。
(4)档案保管年限:文书档案应当长期保管,项目档案一般保管五年,逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准,并建立销毁登记。
(5)应当使用计算机进行档案管理,每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库。

查新质量评价
查新质量评价指标
《科技查新规范》对查新工作质量提出了明确的要求。查新工作质量可以通过以下"查新质量评价指标体系"进行评价。该指标体系是根据查新程序和工作内容而建立的,对查新人员自我评价查新质量和主管部门监督检查有一定的指导和参考作用。评价指标见图(点击见大图)。


从查新质量评价指标体系可以看出查新质量主要表现在文献检索质量和查新报告质量两方面。
文献检索质量
文献检索质量是整个查新质量的基础,检索质量的好坏直接影响到查新报告结论的准确性,
即直接影响到查新报告的质量。检索质量可以从检索的全面性和准确性两个方面进行评价。

一、检索全面性
"查全" 与 "查准" 是用于判定情报检索系统检索性能的两个标准。查新检索是对项目内容新颖性的检索,具有较高的查全要求,需要相当数量的文献,在查全的基础上追求查准率。检索的全面性主要受查新点分析、检索标识、检索范围、检索年限、检索途径、检索策略、检索结果的检验与调整等因素的影响。

1.查新点分析
查新点分析是指查新人员在对查新项目内容全面了解的基础上,根据查新委托人对查新项目的科学技术要点等新颖性的查询要求和管理部门的查新规定,将需要查新的内容(一般为多主题)用一条条查新要点(单主题)清楚地表示出来,即分解开来,以便于找准查新点,选择相关文献,并进行比较,最终得出针对性强的公正、客观结论。该指标反映了查新人员对查新项目的实质内容的掌握程度,是检索的前提,是对比分析与论述的依据,是查新质量一个较为重要的影响因素。要求全面准确地理解查新内容,找准查新点。

2.检索标识
如果说"查新点分析"是概念分析整理的过程,那么检索标识的确定便是概念的转换。检索标识是指通过对查新项目的主题分析将自然语言转换成规范化语言,即确定检索入口的问题,包括分类号标识和主题词标识,这是影响检索质量全面准确的一个很重要的因素。要求检索标识的标引全面准确,逻辑组配合理。

3.检索范围
检索范围是指根据查新项目所属专业涉及面选定的检索工具和期刊、资料。检索范围应当符合具体要求,做到大小合适。

4.检索年限
检索年限是指根据查新项目所属专业特点选定的检索时限。有些基础学科的项目要求检索的时限较长,而一些新兴学科的项目则要求检索时限较短。查新人员应当遵照《科技查新规范》的规定检索年限来确定检索年限,见本教程的第一章第五节。

5.检索方法
检索方法是指查找文献信息的具体方法,分为手工检索和计算机检索两种方法。《科技查新规范》规定:应当以机检为主,手检为辅。这是因为,机检能够满足检索范围广、速度快等要求,是提高查新效率的保证,而手检则是对机检的必要补充,手检主要现刊和机检数据库所未收录的出版物,可弥补某些数据库时差和收录范围的不足。机检与手检配合才能得到满意的检索结果。

6.检索途径
检索途径主要是指手工文献检索采用的途径,其中常用主题与分类途径,其他诸如关键词、著者途径等,需根据检索工具书的特点采用配合使用的方法。主题途径检索具有专指性,而分类途径检索则具有系统性,两者交替配合使用可使检索更加全面。

二、检索准确性
检索准确性是指针对查新项目的检索结果与实际情况的"偏差"的属性。为了提高检索准确率,需要针对查新检索所得的文献进行逐一相关性判断,并根据查新项目的查新点与文献的符合程度对相关文献进行分析。要求查准率要高,分析准确、客观。
查新报告质量
查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述,是查新检索结果的反映,是针对查新点将文献检索结果与查新项目进行对比分析,并由此得出查新项目的新颖性情况的报告,其质量情况主要由对比分析质量、结论质量和表述质量反映。

一、对比分析质量
有比较才有鉴别,比较是分析、综合、下结论的基础,对比分析的充分与否,直接影响着结论的客观与公正。
1.对比分析针对性、可比性
查新的最终结果是要回答查新项目是否具有新颖性,但不是针对项目的全部内容,而是针对其中的新颖性部分,即项目的核心内容,技术要点。对比分析是指针对查新点进行纵向或横向的定性、定量分析,必要时对核心内容进行列表对比,使人阅读后一目了然;可比性则是指对比资料的同质性,比如某项成人血液检测指标不能与儿童的同一指标对比。要求对比分析既要有针对性,又要有可比性。
2.对比分析准确性
对比分析的准确性是指对比分析所用资料来源引用准确,引用资料的数据准确。
3.对比分析引用文献相关性
对比分析引用文献相关性是指对比分析相关文献中相关度高的文献引用情况。要求对检出文献进行逐一的相关性对比判断,并根据查新项目新颖点与检出相关文献间符合程度进行分级排列,分门别类列出。对于相关度高的文献,不能漏引。

二、结论质量
查新结论质量可以从以下几个方面来考察。
1.结论的客观性、公正性、准确性
客观性、公正性、准确性是结论质量中最重要的三个指标。查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不得误导。所谓客观是指,报告结论是按照文献关于事物的本来面目给出的,没有查新人员个人的偏见;公正是指,报告结论应当不含有任何个人的偏私;准确是指,报告结论完全符合实际。
《科技查新规范》第9部分规定:查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论,都应以客观事实和文献为依据,完全符合实际,不包含任何个人偏见。
2.报告结论的决策参考性
查新工作不仅服务于科研人员、评审专家,也服务于科研管理部门,其服务对象对查新结论决策参考性的反馈意见,在一定程度上反映了查新质量。
3.报告结论的逻辑性
结论逻辑性是指结论是否恰当,论据是否充分,报告是否具有条理性。结论的情报学评价源于检出文献,经过分析、对比、综合、概括等逻辑思维过程得出,符合逻辑思维规律,才能具有说服力,令人信服。

三、表述质量
(一)报告文字的简洁性、正确性
报告语言简洁性是指报告的文字表述情况。查新结论的措词必须严谨、确切,文风朴实,言简意赅。
《科技查新规范》第9部分规定:查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。
(二)报告格式规范化
报告格式规范化是指,按照统一的格式要求填写查新报告的每一款目。形式服务于内容,没有规范的格式要求就不可能有高质量的查新报告,因此,这是一个重要的表述质量指标。
《科技查新规范》第9部分规定:查新报告应当采用科学技术部规定的格式。

 

 
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